Политика конфиденциальности

ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ КЛИЕНТОВ И КОММУНИКАЦИЯ С КЛИЕНТАМИ

Цель обработки: В рамках данной цели обработки Общество обрабатывает персональные данные для обеспечения рассмотрения клиентских запросов, в том числе запросов ценового предложения, предоставления ответов на поступившие вопросы и поддержания непрерывной коммуникации между Обществом и клиентами. Эти персональные данные также используются для обмена информацией об услугах Общества и их доступности, а также для подготовки договоров и иной связанной с ними документации, когда это необходимо. В рамках данной цели также осуществляется обработка полученных Обществом заявлений, запросов, уведомлений, претензий, жалоб, писем и иных документов, включая предоставление ответов, обеспечение документооборота, систематизацию, хранение, предоставление и ограничение доступа, архивирование и уничтожение.

Виды обрабатываемых данных: Обрабатываемые данные включают, например, следующие категории персональных данных:

• Имя, фамилия;
• Контактная информация (эл. почта, номер телефона);
• Информация о владении, если она связана с запросом (кадастровый номер, местонахождение, площадь земельного участка и иная информация, связанная с недвижимостью, полученная непосредственно от клиента и/или из общедоступных источников);
• В зависимости от содержания поступившего запроса — также персональный код, место жительства и иные персональные данные.
• Иные добровольно предоставленные данные, необходимые для исполнения запроса.

Правовое основание обработки: В рамках данной цели обработки правовым основанием обработки персональных данных являются законные интересы Общества по обеспечению обслуживания клиентов (пункт «f» части 1 статьи 6 Регламента о данных), а также исполнение договора или осуществление мер, предшествующих заключению договора, по запросу клиента (пункт «b» части 1 статьи 6 Регламента о данных), а также согласие (пункт «a» части 1 статьи 6 Регламента о данных).

Способ получения информации и срок хранения: Персональные данные, обрабатываемые в рамках клиентских запросов, получаются непосредственно от клиента при подаче запроса на сайте, по эл. почте, по телефону или лично. Персональные данные хранятся в течение 5 лет после исполнения запроса, если нормативные акты не устанавливают более длительный срок хранения.

ПОДБОР ПЕРСОНАЛА

Цель обработки: В рамках данной цели обработки Общество обрабатывает персональные данные для оценки соответствия кандидата конкретной должности и принятия решения о начале или неначале трудовых отношений с кандидатом. 

Виды обрабатываемых данных: Обрабатываемые данные включают, например, следующие категории персональных данных, указанные кандидатом в резюме, заявлении или мотивационном письме, например:

• Имя, фамилия;
• Контактная информация (эл. почта, телефон);
• Адрес места жительства;
• Образование, опыт работы, навыки и умения;
• Иная информация, связанная с квалификацией кандидата;
• Видеозапись, если процесс отбора проходит удалённо (например, видеоинтервью) — может осуществляться запись собеседования, о чём кандидат будет заблаговременно проинформирован.

Категории получателей данных: Персональные данные кандидатов не передаются третьим лицам, за исключением:

• Поставщиков услуг подбора персонала, если они привлекаются к конкретному процессу отбора;
• Суда — в случае возникновения спора о правомерности процесса отбора;
• Работодателей кандидата для получения рекомендаций, если кандидат дал на это согласие.

Правовое основание обработки: Персональные данные в рамках данной цели обработки получаются непосредственно от кандидатов, а в отдельных случаях — от поставщиков услуг подбора персонала. Предоставление этих данных необходимо для того, чтобы Общество могло оценить пригодность кандидата и принять решение о возможном сотрудничестве. Если кандидат не предоставляет запрошенные данные, Общество не сможет включить его в процесс отбора на соответствующую должность. Таким образом, обработка персональных данных основывается на необходимости совершения действий перед заключением трудового договора (пункт «b» части 1 статьи 6 Регламента о данных), а также на добровольном согласии кандидата (пункт «a» части 1 статьи 6 Регламента о данных).

Способ получения информации и срок хранения: В рамках данной цели обработки персональные данные получаются непосредственно от кандидата при подаче им заявки на вакансию или при получении информации от поставщиков услуг подбора персонала. Персональные данные кандидатов хранятся в течение 9 месяцев после завершения конкурса, а в случае споров — до окончания судебного разбирательства.

ПРОДВИЖЕНИЕ УЗНАВАЕМОСТИ ОБЩЕСТВА

Цель обработки: Цель обработки персональных данных в данном случае связана с продвижением узнаваемости образа Общества. Это включает публикацию информации о различной деятельности Общества и его сотрудников как в рамках Общества, так и за его пределами. Такая информация может размещаться на сайте Общества, в учётных записях в социальных сетях, в публицистических материалах с целью повышения узнаваемости Общества.

Виды обрабатываемых данных: В рамках данной цели обработки могут обрабатываться следующие категории персональных данных:

• имя, фамилия, 
• должность, 
• название места работы, 
• эл. почта, номер телефона;
• фотографии и видеозаписи.

Категории получателей данных: В зависимости от используемого канала коммуникации получателями данных могут быть посетители сайта Общества и аккаунтов в социальных сетях, а также аудитория публицистических материалов. 

Правовое основание обработки: В рамках данной цели обработки правовым основанием обработки персональных данных являются законные интересы компании (пункт «f» части 1 статьи 6 Регламента), а именно: продвижение узнаваемости Общества, формирование положительного образа, информирование общественности и её вовлечение в значимые для Общества направления деятельности. В отношении же участия любого иного лица в публицистических мероприятиях Общества правовым основанием обработки персональных данных является согласие этого лица (пункт «a» части 1 статьи 6 Регламента).

Способ получения информации и срок хранения: Персональные данные, обрабатываемые в рамках данной цели, получаются от самого лица (организатора мероприятия или деятельности, партнёра, оратора, участника, посетителя и т. п.), которое предоставляет их Обществу прямо или косвенно, например, находясь в зоне фотосъёмки или видеосъёмки мероприятия. Неопубликованные персональные данные в рамках данной цели обработки хранятся в течение 3 лет после завершения соответствующего мероприятия или деятельности, тогда как опубликованные данные остаются публично доступными без ограничения срока. 

КОММУНИКАЦИЯ С ПОТЕНЦИАЛЬНЫМИ КЛИЕНТАМИ 

Цель обработки: Цель обработки персональных данных — обращение к потенциальным клиентам с целью предложения услуг Общества, в том числе приобретения лесного или земельного владения, или земли сельскохозяйственного назначения, либо оказания иных связанных с этим услуг.

Виды обрабатываемых данных: В рамках данной цели обработки могут обрабатываться следующие категории персональных данных:

• имя, фамилия,
• контактная информация (номер телефона, адрес эл. почты),
• информация о владении (например, адрес или кадастровый номер земельного или лесного владения).

Категории получателей данных: Персональные данные в рамках данной цели не передаются третьим лицам, за исключением случаев, когда это необходимо для обеспечения законных интересов Общества (например, поставщикам ИТ-услуг, обрабатывающим данные по поручению Общества).

Правовое основание обработки: Правовым основанием обработки персональных данных являются законные интересы Общества (пункт «f» части 1 статьи 6 Регламента о данных), выражающиеся в продвижении коммерческой деятельности Общества, обращении к потенциальным клиентам. Обработка осуществляется на основании общедоступной информации (например, данных Единой государственной компьютеризированной земельной книги или иных государственных реестров) с соблюдением прав и интересов субъектов данных.

Способ получения информации и срок хранения: Персональные данные получаются из общедоступных источников, например, из государственных реестров или с интернет-сайтов. Данные хранятся в течение:

• 3 месяцев — для первоначальной коммуникации с потенциальным клиентом. В этот период оценивается возможное сотрудничество и не выдвигает ли лицо возражений против дальнейшей обработки данных.
• 6 месяцев — если лицо проявило интерес или коммуникация остаётся актуальной, данные могут сохраняться для повторной коммуникации или заключения сделки. 
• 1 года — если коммуникация была положительной, однако сотрудничество не состоялось, данные могут храниться для повторного обращения к лицу или оценки потенциальной сделки в будущем.

РЕАЛИЗАЦИЯ ТОВАРОВ ОБЩЕСТВА

Цель обработки: Цель обработки персональных данных связана с осуществлением сделок по продаже товаров Общества. Это включает, например, продажу лесоматериалов, делянок с растущими деревьями, прав на рубку отдельных деревьев, растущих, поломанных, засохших деревьев и побочных продуктов лесного хозяйства, а также иного имущества Общества (например, подержанной техники, оборудования и т. п.).

Виды обрабатываемых данных: В рамках данной цели обработки могут обрабатываться следующие категории персональных данных:

• имя, фамилия;
• персональный код;
• адрес эл. почты, номер телефона;
• номер банковского счёта (в возмездных сделках);
• должность;
• гражданство и страна постоянного проживания бенефициарных владельцев.

Категории получателей данных В определённых случаях персональные данные могут передаваться Службе государственных доходов, правоохранительным органам и иным получателям в соответствии с нормативными актами.

Правовое основание обработки: Правовым основанием обработки персональных данных в рамках данной цели в отношении персональных данных, обработка которых предписана нормативными актами, является юридическое обязательство (пункт «c» части 1 статьи 6 Регламента о данных). В отношении же прочих данных — исполнение договора или осуществление мер по запросу субъекта данных перед заключением договора (пункт «b» части 1 статьи 6 Регламента о данных).

Способ получения информации и срок хранения: Персональные данные, обрабатываемые в рамках данной цели, могут быть получены от самого лица, от работодателя лица, из публичных баз данных и реестров и т. д. Документы, содержащие персональные данные, хранятся в течение 10 лет со дня заключения сделки, тогда как договоры купли-продажи и связанные с ними акты приёма-передачи — в течение 10 лет после окончания срока соответствующего договора. Иные документы по реализационным сделкам, содержащие персональные данные, хранятся в течение 5 лет. В случаях споров документы, связанные со спором, хранятся до завершения судебного разбирательства, а также в течение всех сроков, установленных нормативными актами, в пределах которых судебное разбирательство может быть возобновлено по вновь открывшимся обстоятельствам; по истечении этого срока документы удаляются в течение 1 месяца.

УПРАВЛЕНИЕ И ЭКСПЛУАТАЦИЯ НЕДВИЖИМОСТИ

Цель обработки: Цель обработки персональных данных в данном случае связана с управлением недвижимым имуществом, находящимся в собственности или во владении Общества, и совершением сделок, связанных с ним. Данная цель охватывает обработку персональных данных в связи с заключением и исполнением договоров аренды недвижимости, установлением сервитутов, решением пограничных вопросов или вопросов инфраструктуры, отчуждением объектов, получением услуг, связанных с управлением имуществом, договорённостями об использовании дорог, а также разрешением споров по этим вопросам.

Виды обрабатываемых данных: В рамках данной цели обработки обрабатываются следующие категории персональных данных: 

• имя, фамилия;
• персональный код;
• адрес эл. почты, номер телефона;
• адрес места жительства;
• номер банковского счёта;
• для бенефициарных владельцев — также гражданство и страна постоянного проживания.

Получатели данных: Персональные данные могут передаваться следующим третьим лицам — самоуправлению, присяжным нотариусам, Единой государственной компьютеризированной земельной книге, Государственной земельной службе, ГАО «Valsts nekustamie īpašumi», Государственной службе леса, а также суду, правоохранительным органам, присяжным судебным исполнителям и иным учреждениям в соответствии с нормативными актами.

Правовое основание обработки: Правовым основанием данной обработки могут быть нормативные акты, обязательные для Общества — юридическое обязательство (пункт «c» части 1 статьи 6 Регламента о данных). Если же данные обрабатываются в рамках заключения или исполнения договора — осуществление мер по запросу субъекта данных перед заключением договора и/или исполнение договора (пункт «b» части 1 статьи 6 Регламента о данных).

Способ получения информации и срок хранения: Персональные данные получаются от самого лица, его представителя, работодателя, из публичных баз данных и т. п. Предоставление данных является необходимым условием для заключения сделки или выполнения поручения; если данные не предоставляются, Общество не может обеспечить исполнение соответствующей сделки или поручения. Договоры аренды, сервитута и иные договоры, связанные с правами пользования, хранятся в течение 10 лет после окончания срока договора, счета — в течение 5 лет, а документы по спорам — до окончания срока судебного разбирательства или возобновления производства, после чего удаляются в течение 3 месяцев. В случаях досудебных и потенциальных споров документы могут храниться до 10 лет после предоставления ответа с учётом возможных рисков имущественных требований.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОПУСКНОЙ КАРТЫ В ПОМЕЩЕНИЯХ ОБЩЕСТВА 

Цель обработки: Цель обработки персональных данных связана с защитой имущества Общества, здоровья и жизни сотрудников, посетителей и третьих лиц, а также с предотвращением и раскрытием преступных деяний. В рамках данной цели в офисе Общества действует система контроля доступа в помещения, в рамках которой регистрируются посетители офисных помещений и управляемых объектов.

Виды обрабатываемых данных: В рамках контроля доступа обрабатываются следующие персональные данные посетителей:

• имя, фамилия;
• вторая часть персонального кода;
• дата, время и продолжительность посещения офиса (момент входа и выхода).

Получатели данных: Персональные данные могут передаваться поставщикам услуг охраны, Государственной полиции, муниципальной полиции, суду и иным правоохранительным органам в пределах их компетенции.

Правовое основание обработки: Правовым основанием обработки персональных данных являются законные интересы Общества и третьих лиц (пункт «f» части 1 статьи 6 Регламента), выражающиеся в защите имущества и лиц, обеспечении безопасной среды, а также в обеспечении права на эффективное расследование преступных деяний и привлечение виновных к ответственности.

Способ получения информации и срок хранения: Персональные данные получаются непосредственно от посетителя при обеспечении доступа — при запросе, выдаче и использовании пропуска посетителя. Если лицо отказывается предоставить эти данные, Общество не может обеспечить ему доступ в помещения центрального офиса. Информация о движении пропусков хранится в течение 1 месяца с момента внесения записи. Если произошло или имеются подозрения на преступное деяние, данные хранятся до завершения судебного разбирательства, а также в течение всех сроков, установленных нормативными актами, в пределах которых судебное разбирательство может быть возобновлено по вновь открывшимся обстоятельствам. По истечении этого срока данные удаляются в течение 1 месяца.

Право на доступ к своим данным — Реализуя своё право на доступ к данным, вам необходимо указать конкретный период времени и данные, которые вы хотите получить от нас. Вы имеете право запросить у нас информацию о том, какие ваши данные находятся в нашем распоряжении, для каких целей мы их обрабатываем, каким образом мы их получили и кому передавали, как долго они будут храниться, и получить копию своих данных. Запрос можно будет исполнить быстрее, если период времени будет как можно короче, а просьба о предоставлении информации о ваших данных будет сформулирована как можно более детально. Предоставить ответ нам поможет указание цели, ради которой вы хотите получить доступ к данным.

Право на исправление данных — Если вам необходимо уточнить или исправить ваши персональные данные, находящиеся в распоряжении Общества, вам нужно чётко указать, какие данные подлежат уточнению и какова актуальная информация. Если данные получены не от вас, просим приложить обоснование того, почему исправляемая информация считается неточной, — это способствует более быстрой и обоснованной оценке точности. 

Право на удаление данных — Чтобы выполнить удаление ваших данных, необходимо указать, какие именно персональные данные требуется удалить, и приложить к этой просьбе обоснование. Напоминаем, что не во всех случаях удаление данных возможно.

Право на ограничение обработки — В случае если у вас нет уверенности в том, что мы обрабатываем данные надлежащим образом, вы можете попросить нас ограничить обработку конкретных данных. В запросе об ограничении обработки данных должно быть указано, почему, по вашему мнению, эту обработку необходимо ограничить. 

Право возражать против обработки — Вы имеете право в любое время возражать против обработки ваших персональных данных, основанной на пункте «f» части 1 статьи 6 (законных интересах Общества). Вы можете иметь право возражать против обработки в силу ваших индивидуальных соображений. В таком запросе важно указать на ваши индивидуальные обстоятельства, в силу которых вы возражаете против обработки.

Право на переносимость данных — Если вы хотите, чтобы находящиеся в нашем распоряжении ваши персональные данные были обобщены и переданы другому оператору или направлены вам, важно указать, какие именно данные вы хотите перенести.

Отзыв согласия — Вы имеете право в любой момент отозвать своё согласие, не затрагивая правомерность обработки персональных данных, основанной на согласии, данном до его отзыва.

Для реализации своих прав на защиту данных (за исключением права подать жалобу в надзорный орган) просим вас направить запрос в Общество, используя контактную информацию, приведённую в настоящей Политике конфиденциальности (см. пункт 2). Запрос просим подавать в письменной форме — в виде электронного документа, подписанного надёжной электронной подписью, или на бумаге, направив его на юридический адрес Общества с вашей собственноручной подписью. Это позволит нам обеспечить корректную регистрацию, обработку запроса и вашу идентификацию. В запросе следует указать:

• имя, фамилия;
• контактная информация (эл. почта или адрес для получения ответа);
• суть запроса (например, какое конкретное право реализуется).

В случае если Обществу потребуется дополнительная информация для проверки вашей личности, мы с вами свяжемся. 

У нас есть право не исполнять ваш запрос:

• Если он не сформулирован понятным образом;
• если мы не сможем вас идентифицировать;
• если на такой запрос мы уже предоставили ответ;
• если объём запрошенной информации несоразмерен;
• если запрос необоснован (не относится к нашей компании, не приведены пояснения, почему просьбу необходимо исполнить);
• если в нормативных актах установлено, что мы не вправе предоставлять такую информацию или обязаны хранить конкретные ваши данные.