Privātuma politika

KLIENTU PIEPRASĪJUMU IZPILDE UN SAZIŅA AR KLIENTIEM

Apstrādes nolūks: Šī apstrādes nolūka ietvaros Sabiedrība apstrādā personas datus, lai nodrošinātu klientu pieprasījumu, tostarp cenu piedāvājuma pieprasījuma, izskatīšanu, sniegtu atbildes uz saņemtajiem jautājumiem un nodrošinātu nepārtrauktu saziņu starp Sabiedrību un klientiem. Tāpat šie personas dati tiek izmantoti, lai nodrošinātu informācijas apmaiņu par Sabiedrības pakalpojumiem un to pieejamību un sagatavotu līgumus un citu ar līgumiem saistīto dokumentāciju, ja tas ir nepieciešams. Šī nolūka ietvaros ietilpst arī Sabiedrībā saņemto iesniegumu, pieprasījumu, paziņojumu, pretenziju, sūdzību, vēstuļu un citu dokumentu apstrāde, tostarp atbildes sniegšana, dokumentu aprites nodrošināšana, sistematizēšana, glabāšana, pieejas nodrošināšana un ierobežošana, arhivēšana un iznīcināšana.

Apstrādāto datu veidi: Apstrādātie dati ietver, piemēram, šādas personas datu kategorijas:

• Vārds, uzvārds;
• Kontaktinformācija (e-pasts, tālruņa numurs);
• Informācija par īpašumu, ja tā ir saistīta ar pieprasījumu (kadastra numurs, atrašanās vieta, zemes platība un cita ar nekustamo īpašumu saistītā informācija, kas iegūta tieši no klienta un/vai publiski pieejamiem resursiem);
• Atkarībā no saņemtā pieprasījuma satura – arī personas kods, dzīvesvietas un citi personas dati.
• Cita brīvprātīgi sniegti dati, kas nepieciešami pieprasījuma izpildei.

Apstrādes likumiskais pamats: Šī apstrādes nolūka ietvaros personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Sabiedrības leģitīmās intereses nodrošināt klientu apkalpošanu (Datu regulas 6. panta 1. f apakšpunkts), kā arī līguma izpilde vai pasākumu veikšana pirms līguma noslēgšanas pēc klienta pieprasījuma (Datu regulas 6. panta 1. b apakšpunkts), kā arī piekrišana (Datu regulas 6.panta 1. a. apakšpunkts).

Informācijas iegūšanas veids un glabāšanas ilgums: Klientu pieprasījumu ietvaros apstrādātie personas dati tiek iegūti tieši no klienta, iesniedzot pieprasījumu mājaslapā, e-pastā, telefoniski vai klātienē. Personas dati tiek glabāti 5 gadus pēc pieprasījuma izpildes, ja normatīvie akti nenosaka ilgāku glabāšanas periodu.

DARBINIEKU ATLASE

Apstrādes nolūks: Šī apstrādes nolūka ietvaros Sabiedrība apstrādā personas datus, lai izvērtētu pretendenta atbilstību konkrētam amatam un lēmuma pieņemšanai par darba attiecību uzsākšanu vai neuzsākšanu ar pretendentu. 

Apstrādāto datu veidi: Apstrādātie dati ietver, piemēram, šādas personas datu kategorijas, ko pretendents norādījis savā CV, pieteikumā vai motivācijas vēstulē, piemēram:

• Vārds, uzvārds;
• Kontaktinformācija (e-pasts, tālrunis);
• Dzīvesvietas adrese;
• Izglītība, darba pieredze, iemaņas un prasmes;
• Cita informācija, kas saistīta ar pretendenta kvalifikāciju;
• Videoieraksts, ja atlases process notiek attālināti (piemēram, video intervijas), var tikt veikts intervijas ieraksts, par ko pretendents tiks iepriekš informēts.

Datu saņēmēju kategorijas: Pretendentu personas dati netiek nodoti trešajām pusēm, izņemot:

• Personāla atlases pakalpojumu sniedzējiem, ja tie tiek piesaistīti konkrētam atlases procesam;
• Tiesai – ja rodas strīds par atlases procesa tiesiskumu;
• Pretendenta darba devējiem atsauksmju saņemšanai, ja pretendents tam ir piekritis.

Apstrādes likumiskais pamats: Personas dati šī apstrādes nolūka ietvaros tiek iegūti tieši no pretendentiem, kā arī atsevišķos gadījumos – no personāla atlases pakalpojumu sniedzējiem. Šo datu sniegšana ir nepieciešama, lai Sabiedrība varētu izvērtēt pretendenta piemērotību un pieņemt lēmumu par iespējamu sadarbību. Ja pretendents nesniedz pieprasītos datus, Sabiedrība nevarēs iekļaut viņu atlases procesā uz konkrēto amata vietu. Tādējādi personas datu apstrāde balstās uz nepieciešamību veikt darbības pirms darba līguma noslēgšanas (Datu regulas 6. pants, 1. punkta b) apakšpunkts), kā arī uz pretendenta brīvprātīgi doto piekrišanu (Datu regulas 6. pants, 1. punkta a) apakšpunkts).

Informācijas iegūšanas veids un glabāšanas ilgums: Šī apstrādes nolūkos personas dati tiek iegūti tieši no pretendentam tam iesniedzot pieteikumu vakancei, vai saņemot informāciju no personāla atlases paklepojuma sniedzējiem. Pretendentu personas dati tiek glabāti 9 mēnešus pēc konkursa noslēguma, bet strīdu gadījumā – līdz tiesvedības beigām.

SABIEDRĪBAS ATPZĪSTAMĪBAS VEICINĀŠANA

Apstrādes nolūks: Personas datu apstrādes nolūks šajā gadījumā ir saistīts ar Sabiedrības tēla atpazīstamības veicināšanu. Tas ietver informācijas publicēšanu par dažādām Sabiedrības un to darbinieku aktivitātēm Sabiedrībā un ārpus tās. Šāda informācija var tikt izvietota Sabiedrības mājaslapā, sociālo mediju kontos, publicitātes materiālos ar mērķi veicināt Sabiedrības atpazīstamību.

Apstrādāto datu veidi: Šī apstrādes nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personu datu kategorijas:

• vārds, uzvārds, 
• amats, 
• darba vietas nosaukums, 
• e-pasts, tālruņa numurs;
• foto attēli un video ieraksti.

Datu saņēmēju kategorijas: Atkarībā no izmantotā komunikācijas kanāla, datu saņēmēji var būt Sabiedrības mājaslapas un sociālo tīklu apmeklētāji, kā arī publicitātes materiālu auditorija. 

Apstrādes likumīgais pamats: Šī apstrādes nolūka ietvaros personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Uzņēmuma leģitīmās intereses (Regulas 6. panta pirmās daļas f) apakšpunkts), proti, Sabiedrības atpazīstamības veicināšana, pozitīva tēla veidošana, sabiedrības informēšana un tās iesaiste Sabiedrībai nozīmīgās darbības jomās. Savukārt attiecībā uz jebkuras citas personas piedalīšanos Sabiedrības publicitātes aktivitātēs, personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir šīs personas piekrišana (Regulas 6. panta pirmās daļas a) apakšpunkts).

Informācijas iegūšanas veids un glabāšanas ilgums: Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati tiek iegūti no pašas personas (pasākuma vai aktivitātes organizētāja, sadarbības partnera, oratora, dalībnieka, apmeklētāja, u.tt.), kura tos sniedz Sabiedrībai tiešā vai netiešā veidā, piemēram, uzturoties pasākuma fotografēšanas vai filmēšanas zonā. Šī apstrādes nolūka ietvaros nepubliskotie personas dati tiek glabāti 3 gadus pēc attiecīgā pasākuma vai aktivitātes noslēguma, savukārt publiskotie dati ir publiski pieejami bez termiņa ierobežojuma. 

SAZIŅA AR POTENCIĀLAJIEM KLIENTIEM 

Apstrādes nolūks: Personas datu apstrādes nolūks ir potenciālo klientu uzrunāšana ar mērķi piedāvāt Sabiedrības pakalpojumus, tostarp meža vai zemes īpašuma, vai lauksaimniecībā izmantojamās zemes iegādi vai citu ar to saistītu pakalpojumu sniegšanu.

Apstrādāto datu veidi: Šī apstrādes nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

• vārds, uzvārds,
• kontaktinformācija (telefona numurs, e-pasta adrese),
• informācija par īpašumu (piemēram, zemes vai meža īpašuma adrese vai kadastra numurs).

Datu saņēmēju kategorijas: Personas dati šī nolūka ietvaros netiek izplatīti trešajām personām, izņemot gadījumus, kad tas ir nepieciešams Sabiedrības likumīgo interešu nodrošināšanai (piemēram, IT pakalpojumu sniedzējiem, kas apstrādā datus Sabiedrības uzdevumā).

Apstrādes likumīgais pamats: Personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Sabiedrības leģitīmās intereses (Datu regulas 6. panta pirmās daļas f) apakšpunkts), kas izpaužas kā Sabiedrības komercdarbības veicināšana, potenciālo klientu uzrunāšana. Apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz publiski pieejamu informāciju (piemēram, Valsts vienotā datorizētā zemesgrāmatas vai citu valsts reģistru datiem), ievērojot datu subjektu tiesības un intereses.

Informācijas iegūšanas veids un glabāšanas ilgums: Personas dati tiek iegūti no publiski pieejamiem avotiem, piemēram, valsts reģistriem vai interneta tīmekļa vietnēs. Dati tiek glabāti līdz:

• 3 mēnešiem – sākotnējai saziņai ar potenciālo klientu. Šajā periodā tiek izvērtēta iespējamā sadarbība un vai persona izsaka iebildumus pret turpmāku datu apstrādi.
• 6 mēnešiem – ja persona ir izrādījusi interesi vai komunikācija joprojām ir aktuāla, dati var tikt saglabāti, lai veiktu atkārtotu saziņu vai noslēgtu darījumu. 
• 1 gadam – ja komunikācija ir bijusi pozitīva, taču sadarbība nav noslēgusies, dati var tikt glabāti, lai atkārtoti uzrunātu personu vai izvērtētu potenciālu darījumu nākotnē.

SABIEDRĪBAS PREČU REALIZĀCIJA

Apstrādes nolūks: Personu datu apstrādes nolūks ir saistīts ar Sabiedrības preču pārdošanas darījumu īstenošanu. Tas ietver, piemēram, kokmateriālu, augošu koku cirsmu, atsevišķu koku ciršanas tiesību pārdošanu, augošu, lauztu, nokaltušu koku un mežsaimniecības blakusproduktu un citas Sabiedrības mantas pārdošanu (piemēram, lietotas tehnikas, iekārtu u.tml.).

Apstrādāto datu veidi: Šī apstrādes nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

• vārds, uzvārds;
• personas kods;
• e-pasta adrese, tālruņa numurs;
• bankas konta numurs (darījumos par atlīdzību);
• amats;
• patiesā labuma guvēju valsts piederība un pastāvīgās dzīvesvietas valsts.

Datu saņēmēju kategorijas Noteiktos gadījumos personas dati var tikt nodoti Valsts ieņēmumu dienestam, tiesībaizsardzības iestādēm un citiem saņēmējiem saskaņā ar normatīvajiem aktiem.

Apstrādes likumīgais pamats: Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats attiecībā uz personas datiem, kuru apstrāde noteikta ar normatīvajiem aktiem– juridisks pienākums (Datu regulas 6. panta 1. daļas c) apakšpunkts). Savukārt attiecībā uz pārējiem datiem – līguma izpilde vai pasākumu veikšana pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas (Datu regulas 6. panta 1. daļas b) apakšpunkts).

Informācijas iegūšanas veids un glabāšanas ilgums: Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati var tikt iegūti no pašas personas, no personas darba devēja, publiskām datu bāzēm un reģistriem, u.c. Personas datus saturoši dokumenti tiek glabāti 10 gadus no darījuma noslēgšanas dienas, savukārt pirkuma līgumi un ar tiem saistītie pieņemšanas–nodošanas akti – 10 gadus pēc attiecīgā līguma termiņa beigām. Citi personas datus saturoši realizācijas darījumu dokumenti tiek glabāti 5 gadus. Strīdus gadījumos ar strīdu saistītie dokumenti tiek glabāti līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedības process var tikt atjaunots jaunatklātu apstākļu dēļ; pēc šī termiņa beigām dokumenti tiek dzēsti 1 mēneša laikā.

NEKUSTAMO ĪPAŠUMU PĀRVALDĪŠANA UN APSAIMNIEKOŠANA

Apstrādes nolūks: Personas datu apstrādes nolūks šajā gadījumā ir saistīts ar Sabiedrības īpašumā vai valdījumā esošu nekustamo īpašumu pārvaldību un ar tiem saistīto darījumu veikšanu. Šis nolūks ietver personas datu apstrādi saistībā ar nekustamo īpašumu nomas līgumu noslēgšanu un izpildi, servitūtu nodibināšanu, robežjautājumi vai infrastruktūras jautājumu risināšanu, īpašumu atsavināšanu, ar īpašumu pārvaldīšanu saistītu pakalpojumu saņemšanu, vienošanos par ceļu izmantošanu, kā arī strīdu risināšanu šajos jautājumos.

Apstrādāto datu veidi: Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādātas šādas personas datu kategorijas: 

• vārds, uzvārds;
• personas kods;
• e-pasta adrese, tālruņa numurs;
• dzīvesvietas adrese;
• bankas konta numurs;
• patiesajiem labuma guvējiem – arī valsts piederība un pastāvīgās dzīvesvietas valsts.

Datu saņēmēji: Personas dati var tikt nodoti šādām trešajām pusēm – pašvaldībai, zvērinātiem notāriem, Valsts vienotā datorizētā zemesgrāmata, Valsts zemes dienestam, VAS “Valsts nekustamie īpašumi”, Valsts meža dienestam, kā arī tiesai, tiesībaizsardzības iestādēm, zvērinātam tiesu izpildītājam un citām iestādēm saskaņā ar normatīvajiem aktiem.

Apstrādes likumīgais pamats: Šī apstrādes tiesiskais pamats var būt noteikts Sabiedrībai saistošajos normatīvajos aktos – juridisks pienākums (Datu regulas 6. panta 1. daļas c) apakšpunkts). Savukārt, ja dati tiek apstrādāti līguma noslēgšanas vai izpildes ietvaros – pasākumu veikšana pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas un/vai līguma izpilde (Datu regulas 6. panta 1. daļas b) apakšpunkts).

Informācijas iegūšanas veids un glabāšanas ilgums: Personas dati tiek iegūti no pašas personas, tās pārstāvja, darba devēja, publiskām datubāzēm, u.tml. Datu sniegšana ir priekšnoteikums darījuma slēgšanai vai uzdevuma izpildei; ja dati netiek sniegti, Sabiedrība nevar nodrošināt attiecīgā darījuma vai uzdevuma izpildi. Nomas, servitūta un citi ar lietošanas tiesībām saistītie līgumi tiek glabāti 10 gadus pēc līguma termiņa beigām, rēķini – 5 gadus, savukārt strīdus dokumenti – līdz tiesvedības vai atjaunošanas termiņa beigām, pēc tam dzēšami 3 mēneša laikā. Pirmstiesas un potenciālu strīdu gadījumos dokumenti var tikt glabāti līdz 10 gadiem pēc atbildes sniegšanas, ņemot vērā iespējamos īpašuma prasību riskus.

IEEJAS KARTES IZMANTOŠANA SABIEDRĪBAS TELPĀS 

Apstrādes nolūks: Personas datu apstrādes nolūks ir saistīts ar Sabiedrības īpašuma, darbinieku, apmeklētāju un trešo personu veselības un dzīvības aizsardzību, kā arī noziedzīgu nodarījumu novēršanu un atklāšanu. Šī nolūka ietvaros Sabiedrības birojā darbojas telpu piekļuves kontroles sistēma, kuras ietvaros tiek reģistrēti biroja telpu un pārvaldīto īpašumu apmeklētāji.

Apstrādāto datu veidi: Piekļuves kontroles ietvaros tiek apstrādāti šādi apmeklētāju personas dati:

• vārds, uzvārds;
• personas koda otrā daļa;
• biroja apmeklējuma datums, laiks un ilgums (iekļūšanas un izkļūšanas brīdis).

Datu saņēmēji: Personas dati var tikt nodoti apsardzes pakalpojumu sniedzējiem, Valsts policijai, pašvaldības policijai, tiesai un citām tiesībaizsardzības iestādēm to kompetences ietvaros.

Apstrādes likumīgais pamats: Personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Sabiedrības un trešo personu leģitīmās intereses (Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), kas izpaužas kā īpašuma un personu aizsardzība, drošas vides nodrošināšana, kā arī tiesību nodrošināšana uz noziedzīgu nodarījumu efektīvu izmeklēšanu un vainīgo saukšanu pie atbildības.

Informācijas iegūšanas veids un glabāšanas ilgums: Personas dati tiek iegūti tieši no apmeklētāja piekļuves nodrošināšanas brīdī – pieprasot, izsniedzot un lietojot apmeklētāja caurlaidi. Ja persona atsakās sniegt šos datus, Sabiedrība nevar nodrošināt tai piekļuvi centrālā biroja telpām. Informācija par caurlaižu kustību tiek glabāta 1 mēnesi no ieraksta veikšanas brīža. Ja ir noticis vai ir aizdomas par noziedzīgu nodarījumu, dati tiek glabāti līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedība var tikt atjaunota jaunatklātu apstākļu dēļ. Pēc šī termiņa beigām dati tiek dzēsti 1 mēneša laikā.

Tiesības piekļūt saviem datiem — Īstenojot savas tiesības piekļūt datiem, Jums ir nepieciešams norādīt konkrētu laika posmu un datus, kurus vēlaties no mums iegūt. Jums ir tiesības pieprasīt no mums informāciju par to, kādi Jūsu dati ir mūsu rīcībā, kādēļ tos apstrādājam, kā esam tos ieguvuši un kam nodevuši, cik ilgi tie tiks glabāti un saņemt savu datu kopiju. Pieprasījumu būs iespējams izpildīt ātrāk, ja laika posms būs pēc iespējas īsāks un lūgums sniegt informāciju par Jūsu datiem būs noformulēts pēc iespējas detalizētāk. Jums sniegt atbildi mums palīdzēs ja zināsim kāda nolūka dēļ vēlaties datiem piekļūt.

Tiesības uz datu labošanu – Ja Jums ir nepieciešams precizēt vai labot Jūsu personas datus, kas ir Sabiedrības rīcībā, Jums ir skaidri jānorāda, kuri dati ir precizējami un kāda ir aktuālā informācija. Ja dati nav iegūti no Jums lūdzam pievienot pamatojumu kāpēc labojamā informācija uzskatāma par neprecīzu, lai veicinātu ātrāku un atbilstošāku precizitātes novērtējumu. 

Tiesības uz datu dzēšanu — Lai veiktu Jūsu datu dzēšanu, Jums ir jānorāda, tieši kurus personas datus nepieciešams dzēst un šim lūgumam jāpievieno pamatojums. Atgādinām, ka visos gadījumos datus dzēst var nebūt iespējams.

Tiesības ierobežot apstrādi — Gadījumā, ja Jums nav pārliecības par to, vai mēs datus apstrādājam atbilstoši, Jūs varat mums lūgt ierobežot konkrētu datu apstrādi. Pieprasījumā par datu apstrādes ierobežošanu jābūt norādei, kāpēc, Jūsuprāt, šo apstrādi ir nepieciešams ierobežot. 

Tiesības iebilst pret apstrādi — Jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret savu personas datu apstrādi, kas pamatojas uz 6. panta 1. punkta f) apakšpunktu (Sabiedrības leģitīmo interesi). Jums var būt tiesības iebilst pret apstrādi savu individuālu apsvērumu dēļ. Šādā pieprasījumā ir svarīgi norādīt uz Jūsu individuālajiem apstākļiem, kuru dēļ apstrādei iebilstat.

Tiesības uz datu pārnesamību — Ja vēlaties, lai mūsu rīcībā esošos Jūsu personas datus apkopojam un nododam citam pārzinim vai nosūtam Jums, ir svarīgi norādīt, kādus datus Jūs vēlaties pārnest.

Piekrišanas atsaukšana – Jums ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt savu sniegto piekrišanu, neietekmējot tādas personas datu apstrādes likumīgumu, kuras pamatā ir pirms atsaukuma sniegta piekrišana.

Lai īstenotu savas datu aizsardzības tiesības (izņemot tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei), aicinām Jūs iesniegt pieprasījumu Sabiedrībai, izmantojot šajā Privātuma politikā iekļauto kontaktinformāciju (skatīt 2. punktu). Pieprasījumu lūdzam iesniegt rakstveidā — elektroniska dokumenta formā, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, vai papīra formā, nosūtot to uz Sabiedrības juridisko adresi ar Jūsu pašrocīgo parakstu. Šādi mēs varēsim nodrošināt pieprasījuma korektu reģistrāciju, apstrādi un Jūsu identifikāciju. Pieprasījumā jānorāda:

• vārds, uzvārds;
• kontaktinformācija (e-pasts vai adrese atbildes saņemšanai);
• pieprasījuma būtība (piemēram, kāda konkrēta tiesība tiek īstenota).

Gadījumā, ja Sabiedrībai būs nepieciešama papildu informācija Jūsu identitātes pārbaudei, mēs ar Jums sazināsimies. 

Mums ir tiesības neizpildīt Jūsu pieprasījumu:

• Ja tas nav noformulēts saprotami;
• ja nevarēsim Jūs identificēt;
• ja uz šādu pieprasījumu atbildi jau esam snieguši;
• ja pieprasītās informācijas apjoms ir nesamērīgs;
• ja pieprasījums ir nepamatots (nav attiecināms uz mūsu uzņēmumu, nav sniegti paskaidrojumi, kādēļ lūgums ir jāizpilda);
• ja normatīvajos aktos noteikts, ka šādu informāciju mēs neesam tiesīgi Jums sniegt vai mums ir pienākums konkrētus Jūsu datus glabāt.